Pendataan RA/Madrasah Jatim dengan Formulir Digital

Selama ini pendataan yang sudah berjalan di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur adalah pendataan online dengan aplikasi berbasis web yaitu EMIS (Education Management Inforamtion System) dan pendataan secara manual menggunakan aplikasi MS Office (Word dan Excel). Aplikasi EMIS masih banyak ditemukan banyak kendala diantaranya, tampilan antarmuka aplikasi yang belum memadai dan memudahkan pengguna serta data yang telah di masukkan pada aplikasi EMIS belum lengkap dan terpusat pada Kementerian Agama Pusat sehingga diluncurkanlah pendataan RA / madrasah di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 untuk melengkapi data yang ada juga sebagai pembanding data yang sudah ada (Update).

Tujuan pendataan RA / Madrasah berbasis formulir digital ini adalah:

• Memperoleh data yang valid melalui pengisian mandiri yang dilakukan oleh masingmasing RA / Madrasah yang dapat digunakan sebagai bahan perencanaan (terutama terkait Sarana dan Prasarana) dan bahan data pendukung RA / Madrasah.
• Kantor Kementerian Agama Kab./Kota memiliki data RA / Madrasah yang lengkap dan terbaru.
• Memperoleh data kebutuhan sarana prasarana pada masing-masing RA / madrasah.
• Memperoleh pemetaan sarana prasarana RA / madrasah dengan berbagai variabel data.

Sebelum melakukan pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013, masing-masing RA / madrasah diharapkan mempersiapkan terlebih dahulu dokumen-dokumen sebagai berikut:

1. Profil RA / Madrasah.
2. Sertifikat Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)
3. Nomor Statistik Madrasah (NSM)
4. NPWP RA / Madrasah
5. Data Siswa tahun 2010/2011 , 2011/2012 dan 2012/2013
6. Data Pegawai, Guru dan tenaga lainnya
7. Data Sarana dan Prasarana RA / madrasah
8. Sejarah pendirian RA / madrasah
9. Surat Keputusan Penegerian Madrasah (Negeri)
10. Data Yayasan (Swasta)

Agar aplikasi formulir digital ini dapat berjalan dengan baik maka harus dipersiapkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:

• Processor dengan kecepatan minimum 1 Ghz
• RAM minimum 512 Mb
• Kapasitas Hard Disc minimum 10 GB
• Terinstal MS Office 2007 atau MS Office 2010
• Sistem Operasi Minimal Windows XP atau versi keatas lebih baik

Teknis Pengisian Formulir

Setelah mempersiapkan semua dokumen dan komputer yang dibutuhkan serta memperoleh formulir digital, maka guru dapat mengisi formulir digital dengan tata cara sebagai berikut:

• Membaca dan memahami Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Tahun 2012 ini.
• Jalankan aplikasi formulir digital dengan nama file “FORMULIR PENDATAAN LEMBAGA.docm” menggunakan program aplikasi MS Word 2007 atau MS Word 2010, yang sebelumnya baca juga file Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan RA Madrasah Jawa Timur.docx dan file Cara Mengetahui GIS lokasi RA / Madrasah.docx untuk mengetahui cara pengisiannya.

• Tampil antamuka pengguna seperti gambar dibawah ini. Klik tombol Enable Content pada security warning. 

• Setelah mengaktifkan Macros & ActiveX maka akan muncul tampilan antarmuka seperti gambar dibawah ini.

•  Isi semua data no. 1 s.d. 19 dengan lengkap. (lihat petunjuk pengisian)
• Pada Nomor 20. Data Sarana Prasarana diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN pada madrasah negeri: 

No. 20 Data Sarana dan Prasarana

• Pada Nomor 21. Data Peralatan dan Perlengkapan diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN:

No. 21 Data Perlengkapan dan Peralatan

• Pada Nomor 22. Data Pendidik dan Tenaga Pendidikan diisi sesuai dengan SK yang diterimakan pada Pendidik dan Tenaga Pendidikan yang ada di RA/ madrasah:

• Pada Nomor 23. Data Siswa dalam Tiga Tahun Terakhir diisi sesuai dengan data siswa yang
  ada di RA/ madrasah:

No. 23 Data Siswa

• Jika semua data yang diperlukan sudah terisi semua, maka madrasah harus membaca Pernyataan dan menyetujui dengan cara meng-klik masing pernyataan. Segala konsekuensi terhadap data yang diisikan menjadi tanggung jawab RA / madrasah yang bersangkutan.
• Jika semua pernyataan telah tercentang “√” maka secara otomatis tombol simpan akan aktif.

• Selanjutnya klik tombol Cetak & Simpan Dokumen maka akan muncul kotak dialog Konfirmasi seperti gambar dibawah ini.

Demi keamanan data RA / madrasah, maka data yang sudah disimpan tidak dapat dibuka ataupun diedit lagi, untuk itu RA / madrasah harus memasukkan data dengan benar. Jika sudah yakin terhadap data yang diisikan maka tekan "Yes".

• Setelah menekan tombol “Yes” maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini yang menyatakan bahwa formulir telah disimpan dengan nama sesuai Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang dimasukkan dan tersimpan dalam 1 folder bersama aplikasi formulir digital.

• Selanjutnya file yang telah tersimpan dengan nama [NSM].docx tersebut tidak boleh diganti namanya karena tidak dapat dikenali oleh aplikasi di Penma Kab.Kota. File tersebut selanjutnya diserahkan kepada koordinator pada masing-masing RA/madrasah/sekolah/KKG/MGMP/Pengawas/Seksi Pendidikan Madrasah pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota masing-masing.

Catatan Penting

RA / Madrasah hanya diperkenankan mengisi formulir digital satu kali pada, jika RA / madrasah mengisi formulir digital lebih dari 1 kali dengan data yang berbeda-beda maka konsekuensi tidak validnya data yang ada pada RA / madrasah yang bersangkutan.

Untuk itu kami mohon Teman-teman KKM MI dan RA Kec. Pamekasan segera mengisi dan mengirimkan data Formulir digital (soft copy dan data manualnya yang sudah dibubuhi stempel RA/Madrasah) tersebut ke Sekretariat KKM atau dikirim soft copy nya Via email (kkmmipamekasan@gmail.com) paling lambat tanggal 21-08-2013 karena data tersebut harus masuk ke Pendma Kab. Pamekasan tanggal 22-08-2013 sebelum jam 12.00 WIB. Atas perthatiannya kami sampaikan terima kasih.

Berikut kami sertakan link unduh, antara lain:

1. Formulir Digital RA/Madrasah klik di sini
2. Petunjuk Pengisian Formulir digital klik di sini
3. Cara Mengetahu GIS RA/Madrasah (latitude dan longtitude) klik di sini

Semoga bermanfaat, Salam Ikhlas Beramal...!